Las mejores herramientas para medir y aumentar tu productividad

Ser freelance tiene muchas ventajas pero también exige que lleves un control global de tu negocio. Al igual que te encargas de crear propuestas, contratos con clientes o briefings de diseño, tienes que controlar tu productividad e intentar mejorarla para tener un negocio rentable y que crezca con el tiempo.

Como profesionales del mundo web muchas veces decimos eso de “cada proyecto es un mundo”. Y es verdad. Porque cada uno tiene sus características y requerimientos específicos. Y sus tipos de clientes, que también aquí hay unos mejores que otros. Pero hay una cosa importante, ¿controlas qué proyectos acaban siendo rentables y cuáles no?

Si trabajas como freelance en el mundo del diseño web te sugerimos que eches un vistazo a estas aplicaciones con las que podrás mejorar al máximo tu productividad. Y con ello, por supuesto, la rentabilidad de tu negocio.

Cuando hablamos de productividad tenemos, por norma general, dos tipos de aplicaciones u objetivos que cumplir:

Herramientas para medir la productividad

Lo que no se puede medir no se puede mejorar. Por eso, en esta lista no faltarán diferentes aplicaciones con las que medir tu eficacia dentro de un proyecto. Siempre es recomendable disponer de ellas para saber, en realidad, si la forma en la que trabajas es la idónea.

Las horas que empleas en cada proyecto, las tareas que se atascan y te hacen bajar la rentabilidad e incluso entender si los presupuestos son acertados o debes cambiarlos en futuros trabajos.

Herramientas para aumentar la productividad

La mayoría de ellas son aplicaciones que facilitan muchas de las tareas que hacemos en el día a día o las juntan en un mismo sitio para no andar navegando de aplicación en aplicación. El tiempo es oro.

Otras, nos permiten hacer tareas completamente nuevas que no conocíamos y que por el mero hecho de seguirlas nos ayudan a organizarnos mejor y sacar adelante los proyectos mucho más rápido. Bien en solitario o con un equipo a nuestro lado.

Herramientas de productividad personal

Productividad y freelance son dos términos casi inseparables. Una de las razones por las que muchos hemos decido trabajar por nuestra cuenta en algún momento es para tener más libertad. Entonces, cuanto más productivo seas, más tiempo tendrás para ti.

Ahora bien, ¿cómo puedes medirla con eficacia? Pues aquí van unas herramientas bien chulas para que puedas hacerlo:

Toogle Track 

Toogle es una de nuestras favoritas en Modular. Por eso la primera de la lista. Con él puedes trackear el tiempo que empleas en cada proyecto e incluso en cada tarea para saber cuáles son rentables y cuáles no.

También tiene reportes semanales, mensuales, etc… Muy útil en proyectos cobrados con bolsa de horas.

Tiene versión en el navegador, extensión de Google Chrome, aplicación de escritorio y para el móvil. Vamos, no hay excusa para no usarlo. Aunque a todos se nos olvide activarlo con alguna tarea.

Y lo mejor de todo. Su versión gratuita es súper potente. Pero tiene funcionalidades de pago con las que todavía puedes sacarle más partido.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Ticktick

En ocasiones, no sabes por dónde empezar debido a la carga de trabajo. Pero tranquilo, con Ticktick puedes ordenar el trabajo pendiente por orden de importancia, gracias a sus tarjetas de tiempo y establecer recordatorios para que nada se te pase.

Además, puedes organizar las tareas en su calendario y te avisa de cuánto tiempo te queda para que se cumpla el plazo estipulado para su finalización.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Focus booster

¿Conoces el método Pomodoro? Consiste en trabajar 25 minutos y descansar 5. Si, solo 5, tampoco nos pasemos.

Cuando tienes varios proyectos abiertos y clientes detrás tuyo pidiendo cosas a veces es complicado centrarte en una tarea para sacarla adelante.

Con esta aplicación puedes poner un timer de 25 minutos y otro de 5 minutos de descanso para realizar mini sprints hasta que completes la tarea en la que te quieres centrar. Olvidándote de todo lo demás durante esos momentos de concentración.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Evernote

En muchas ocasiones quieres apuntar algo relevante pero no encuentras los Post-Its que compraste ayer con toda la ilusión (sí, por eso de que ahora vas a ser más organizado/a o al menos vas a intentarlo). Con esta herramienta podrás incorporar tus notas de forma digital.

Podrás crear tu bloc a través de archivos de texto, audio y voz, pero también podrás organizarlas por etiquetas. Dejarás de lado el Ctrl + F porque con el buscador de Evernote accederás rápidamente a la información que estás buscando.

Con más de 100 millones de usuarios en todo el mundo es una aplicación que merece tu atención.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

DocuSign

Envías un contrato a un cliente para que lo firme pero resulta que lo imprime y cuando lo escanea se ve tan mal que no sabes si te está mandando el contrato o el menú del restaurante de al lado.

¿Eres un profesional que ayuda con la digitalización a sus clientes y todavía estás con estos problemas?

Ya es hora de pasarte a los contratos digitales. Y con una aplicación como Docusign puedes crear plantillas y formularios que tanto tú como tus clientes firméis desde cualquier dispositivo, con firmas completamente válidas y de manera súper segura.

Coste: Prueba gratuita y planes de pago.

Google Calendar

Las pastillas estas de Memory anunciadas en prime time siguen sin funcionarte. Tiendes a olvidarte de las reuniones o eventos relevantes.

No te preocupes, con Google Calendar podrás programar estos acontecimientos, incorporando recordatorios para no llegar tarde a ningún meeting. Y además, vinculado con otros servicios como Google Meet para generar salas virtuales donde reunirte..

Coste: Gratuito.

Clockify

Si necesitas una herramienta gratuita para medir tu tiempo con precisión en múltiples proyectos, Clockify es una excelente opción. Similar a Toggl Track, te permite rastrear el tiempo de manera efectiva y generar reportes detallados sobre cuántas horas dedicas a cada tarea. Además, te ofrece un análisis claro para saber qué actividades son más rentables, lo que te ayudará a optimizar tus presupuestos futuros.

Una de las ventajas de Clockify es que puedes configurar recordatorios automáticos para cuando olvides iniciar el seguimiento de una tarea. También es ideal para proyectos a largo plazo, ya que permite seguir varias fases del trabajo sin complicaciones.

Coste: Plan gratuito con mejoras de pago.

Modular

Si gestionas muchas webs de WordPress y sientes que pierdes mucho tiempo a la hora de actualizar plugins y temas, revisar funcionamiento o recuperando copias de seguridad y además tu cliente no comprende bien lo que le estás ofreciendo, Modular es tu herramienta.

Entre las funcionalidades de Modular encontramos la gestión de todas las webs WordPress desde un mismo sitio, el acceso a tus webs sin contraseña, actualizaciones centralizadas de todas tus webs, generación de copias de seguridad y reportes automáticos o incluso análisis de rendimiento periódico para saber al instante si tu web deja de funcionar.

Coste: Gratuito para tus 5 primeras webs conectadas y con planes de pago desde 29€ al mes para webs ilimitadas.

Herramientas de productividad de equipo

Es muy común trabajar en diferentes proyectos con otros profesionales y es que como freelancers normalmente no podemos llegar a todo.

En estos casos es imprescindible contar con herramientas que ayuden a mejorar la comunicación y la organización, normalmente, con lo que conocemos como metodologías ágiles.

Te suenen o no SCRUM y Kanban con las siguientes herramientas podrás empezar a aumentar la productividad de tu equipo de manera muy fácil.

Notion

Notion vale para todo, como la navaja suiza.

Alguno pensará que es una aplicación solo para tener un bloc de notas pero está muy equivocado. Con esta herramienta puedes gestionar tus tareas, organizarlas en paneles, tener repositorios de documentación, calendarios y plantillas para casi cualquier cosa. Todo compartido con tu equipo.

Combina un montón de herramientas de productividad en una y tiene una versión gratuita que funciona tanto online como offline. Por algo está tan de moda hoy en día.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Google Drive

¿Hay algo más improductivo que perder tus datos por un problema en tu ordenador o con tu disco duro? Probablemente no.

Por eso trabajar en la nube con una aplicación (gratuita hasta 15gb) como Google Drive tiene muchas ventajas.

Te permite compartir archivos con tus clientes o colaboradores sin tener que enviarlos y con diferentes tipos de permisos.

Y además está conectada por defecto en todos los teléfonos android, por lo que en una situación de emergencia, será como si llevas tu oficina en el bolsillo.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago (para aumentar el almacenamiento).

Trello

A veces confías demasiado en ti, crees que podrás acordarte de todas aquellas tareas que están por terminar. Pero no. Lo dejas para mañana, porque somos seres sociales, porque procrastinamos como característica normal del ser humano.

Por eso, Trello se ha cruzado en nuestro camino para que nuestro trabajo sea un poco más ordenado.

Con esta aplicación puedes crear tableros para tus diferentes equipos y asignar en ellos las tareas del proyecto en base a la persona encargada, la urgencia o el estado en el que se encuentran (por hacer, en proceso, acabadas). Y así tendrás una visión global en todo momento de cada proyecto.

Destaca por su excelente usabilidad y su fácil manejo.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Asana

La palabra Asana proviene de la ciencia del Yoga. Una de las prácticas más habituales para hacer frente al estrés. Pues esto es lo que conseguirás con esta herramienta.

Tal y como hacíamos con Trello, con ella puedes gestionar los proyectos de tu equipo y organizar el trabajo eficazmente en tableros.

Además, tienes vista de calendario, puedes crear un roadmap de tareas y proyectos futuros e incluso puedes almacenar archivos o escribir documentación.

Una herramienta muy completa con la que también podrás comunicarte por chat con el resto del equipo sin salir a otra aplicación.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Slack

Combinar la comunicación y colaboración de un equipo nunca fue tan sencillo, bueno, a no ser que seas Victor Küppers. Todo en un mismo lugar.

Slack se divide en canales para poder hablar sobre temas concretos y tiene chats privados con cada una de las personas implicadas.

Puedes integrarlo también con otras aplicaciones como Trello o Google Drive. Eso sí, aunque tiene plan gratuito, necesitas uno de pago para hacer videollamadas con más de una persona.

Coste: Plan gratuito y mejoras de pago.

Google Meet

Pero para eso tenemos a Google Meet. La herramienta gratuita de Google (solo necesitas una cuenta de gmail) con la que hacer videollamadas de hasta 100 personas.

Poco que decir tenemos aquí. Estar a 1.000km de distancia ya no es una excusa para no verse. Da igual si tienes traje y corbata o si estás en pijama, con las videollamadas conseguirás que la relación con tus compañeros de equipo y clientes sea mucho más cercana, y normalmente, más productiva.

Coste: Gratuito.

Recomendaciones personalizadas para elegir herramientas de productividad

Al elegir herramientas de productividad, es crucial considerar tanto la naturaleza del proyecto como el estilo de trabajo personal del freelancer. Aquí te ofrezco algunas recomendaciones para orientarte en esta selección:

1. Evalúa la Complejidad y Escala del Proyecto:
   • Proyectos Pequeños a Medianos: Si trabajas en proyectos más pequeños o de corta duración, herramientas sencillas y directas como Trello o Asana pueden ser ideales. Estas permiten una gestión de tareas eficiente sin sobrecargar el proceso con funciones innecesarias.
   • Proyectos Grandes o Complejos: Para proyectos más grandes o de larga duración, considera herramientas como Jira o Notion, que ofrecen funcionalidades más avanzadas para la gestión de proyectos, como seguimiento de tiempo, planificación de recursos y análisis detallado.
2. Identifica tus Necesidades Específicas de Gestión de Tareas:
   • Organización y Seguimiento de Tareas: Si tu prioridad es mantener un seguimiento claro de las tareas y plazos, aplicaciones como TickTick o Microsoft To Do pueden ser útiles.
   • Colaboración con Clientes o Equipos: Para proyectos que requieren colaboración, herramientas como Slack o Microsoft Teams facilitan la comunicación y el intercambio de archivos.
3. Considera tu Estilo de Trabajo Personal:
   • Trabajadores Visuales: Si eres una persona visual, herramientas que ofrecen vistas de tablero (Kanban), como Trello o Monday.com, pueden ser más efectivas.
   • Enfoque en la Eficiencia del Tiempo: Para aquellos que necesitan gestionar su tiempo de manera efectiva, herramientas de seguimiento de tiempo como Toggl Track o aplicaciones basadas en la técnica Pomodoro (como Focus Booster) son ideales.
4. Integración con Otras Herramientas:
   • Asegúrate de que la herramienta que elijas se integre bien con otras aplicaciones que ya estés utilizando, como Google Drive, Dropbox o herramientas de correo electrónico, para una experiencia de trabajo fluida y centralizada.
5. Escalabilidad y Flexibilidad:
   • Considera si la herramienta puede adaptarse a medida que tu negocio crece o si tus necesidades cambian. Herramientas como Notion son conocidas por su gran adaptabilidad y capacidad de personalización.
6. Facilidad de Uso y Curva de Aprendizaje:
   • Evalúa qué tan fácil es aprender a usar la herramienta y si el tiempo invertido en familiarizarte con ella se compensa con los beneficios que ofrece. Algunas herramientas pueden ser muy potentes, pero también requieren una inversión significativa de tiempo para aprender a usarlas eficientemente.
7. Presupuesto:
   • Ten en cuenta tu presupuesto. Muchas herramientas ofrecen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas, que pueden ser suficientes para freelancers individuales o pequeños equipos. Sin embargo, las versiones de pago a menudo ofrecen características adicionales que pueden ser críticas para proyectos más complejos o equipos más grandes.

Potencia tu talento y ahorra tiempo de trabajo

Las aplicaciones y herramientas anteriores están diseñadas para que puedas afrontar los proyectos que quieras en tiempo y forma. Como freelance tienes que gestionar tu propia empresa normalmente aceptar diversos proyectos al mismo tiempo.

Solo el orden, la automatización de procesos y el uso de la tecnología te ayudarán a cumplir con tus clientes, y sobre todo, a ser más rentable.

En tus manos está elegir entre productividad y desorden o falta de tiempo. Verifica las características de cada alternativa y escoge en consecuencia. Hay una aplicación perfecta esperándote, que será compatible con tu especialidad y que se convertirá, sin duda, en una de las claves de tu crecimiento como profesional.