Guía | Cómo hacer un briefing para clientes paso a paso
En todo proyecto de diseño o desarrollo web hay un paso inicial fundamental del que depende en gran medida el éxito del mismo, el briefing con el cliente.
En este post te contamos las claves que nosotros hemos aprendido con el tiempo y que usan algunos de los mejores freelance y agencias digitales para conseguir desde el principio toda la información que necesitas.
Descubre en qué consiste el documento que debes saber elaborar, sus diversos tipos y los elementos que debe contener.
Tabla de contenidos
¿Qué es un briefing?
Un brief de proyecto es una guía que contiene las instrucciones precisas para llevar a cabo el trabajo que te soliciten. Se trata de la herramienta de comunicación fundamental entre la empresa que requiera tus servicios y tú.
Este documento cuenta con una serie de apartados o preguntas comunes para todos los proyectos y o bien será tu cliente quien se ocupe de rellenarlos, uno a uno, con la información de su caso particular o bien lo podrás hacer con él de manera conjunta (lo que a nosotros nos gusta).
Con esto conoceremos desde sus objetivos hasta su cliente potencial, sin olvidar los requerimientos de formato, el estilo, e incluso el presupuesto y los plazos de entrega que maneja. Aunque para qué engañarnos, es difícil que el cliente te diga un presupuesto por adelantado antes de que tú le hagas una propuesta.
Brief para un proyecto web
El brief de un proyecto web representa el punto de partida de la página que vayas a diseñar para tu cliente.
Si optas por enviárselo y que sean ellos los que lo rellenen por su cuenta, deberás pedir a tus clientes que sean lo más específicos posible para simplificar el proceso y evitar malentendidos.
Si por el contrario optas por hacerlo con ellos, bien de manera presencial o en una videollamada, tendrás la oportunidad de tirar del hilo en los temas que veas de más interés o que pueden plantear más dudas.
También te dará la opción de guiar al cliente con tu experiencia y generar ideas que tal vez no se le habrían ocurrido a él solo sobre cómo mejorar su presencia en internet.
Cuando el brief esté completo, podrás comenzar tu trabajo. Solo deberás prestar atención a cada uno de sus apartados para no olvidarte.
Ejemplos de brief
No existe un único modelo de brief al igual que si te dedicas al diseño o desarrollo web puede que este no sea el único servicio que ofreces. Por eso, vamos a echar un vistazo a las diferentes variantes de brief que podemos encontrar:
Brief publicitario: Tiene como fin la creación de un anuncio. Por ello, se focaliza en definir aspectos como el mensaje, las características del producto, el público objetivo, etc.
Brief creativo: Se centra más en el diseño que en el contenido. Acostumbra a ser, por lo general, el menos técnico de estos modelos de instrucciones.
Brief de negocio: Se desglosan los distintos detalles referidos al proyecto. El objetivo marcado de antemano y la audiencia son dos de los elementos más destacados en este caso y tiene más que ver con la estrategia, en nuestro caso de digitalización, de nuestro cliente.
Brief de marketing: Es el documento que reúne los datos que se requieren para la puesta en marcha de una campaña de marketing. Desgrana la estrategia, los canales en los que se va a realizar y los objetivos deseados. Adquieren especial importancia tanto las iniciativas ligadas al marketing tradicional como las del digital.
Cómo hacer un brief para una página web
Vamos al lío. Después de decenas de proyectos web y tras hablar con profesionales del sector vamos a contarte las claves principales de un buen briefing para la creación de una página web TOP.
Toma nota de todos ellos para añadirlos a tu documento de briefing, o aún más fácil, descarga nuestra plantilla gratuita para usar en todos tus proyectos desde este momento.
Con todas estas claves y algunas preguntas más.
1. La propuesta de valor e información de tu cliente
¿Qué es lo que ofrece tu cliente? ¿Vende flores o tiene un curso de nutrición deportiva? ¿Lleva vendiendo tiempo offline y ahora se pasa al mundo online? ¿Tiene una web previa?
Todo esto es información que debes conocer de la empresa o marca de tu cliente para poder pensar en el proyecto de manera global.
Si lo considera relevante, puede incluir, igualmente, datos relativos al tiempo que lleva en funcionamiento, su historia, la ubicación de su sede social, etc. Toda esta descripción te permitirá conocer mejor la empresa, sobre todo si no has trabajado antes con ella.
2. El objetivo o los objetivos planteados
¿Qué objetivo se ha marcado tu cliente para el proyecto web? ¿Pretende que quien acceda a su página web contacte con la empresa? ¿Trata de mejorar su imagen y optimizar su presencia en la red? ¿Busca fidelizar a los clientes? ¿O tal vez quiere vender productos o servicios directamente en el site?
La respuesta a estas preguntas orientará todo lo demás. Puede plantearse un único fin o, por el contrario, varios de idéntico peso. Aunque sin duda, mejor que haya un objetivo principal al que dar más importancia.
3. El público al que va dirigido
El público objetivo o target se refiere a aquella audiencia a la que trata de llegar la empresa de tu cliente, y es algo que debe conocer.
Puede tratarse de otras empresas (B2B) o de particulares (B2C). Y dentro de este segundo grupo podemos diferenciar entre hombre y mujeres o entre adolescentes o padres de familia, que hoy en día, podríamos decir que hablan casi un idioma diferente.
Los intereses que tienen, como, por ejemplo, la preocupación por la sostenibilidad, la afición al deporte, el deseo de seguir las tendencias de moda, etc. son también muy útiles para orientar tus CTA (Call to action) principales o las secciones destacadas.
Hoy es muy común crear lo que se denomina un customer persona para entender a fondo el tipo o tipos de clientes que puede tener el negocio.
4. Contenidos y estructura de la web
Aquí tratarás de sacar la información y contenidos que deben aparecer en la web, la manera de estructurarla y cómo crear así un boceto del árbol de navegación del site. Algo fundamental para comenzar a visualizar la propia página.
El de los requisitos es el espacio en el que más habrá de explayarse con todas las indicaciones de las que quiera dejar constancia. Cuanto más detallado sea el texto escrito por tu cliente, mayores posibilidades tendrás de adaptarte a su idea con éxito. De este modo, te ahorrarás posibles correcciones o cambios que te obliguen a dedicar más tiempo y esfuerzos al proyecto.
Normalmente, si tu cliente tiene documentos como un dossier de empresa, folletos de publicidad, o una web ya creada podrás tener una pequeña guía sobre la que partir.
5. Las posibles restricciones o limitaciones
Se refiere a aquellas líneas rojas que no deberán cruzarse, dado que pueden conllevar sanciones o la pérdida de credibilidad para el público. Atenderá a las leyes del país, a las normativas vigentes en el sector y a otras regulaciones. También responderá a cuestiones que necesiten tenerse en cuenta desde el punto de vista moral.
En definitiva, puede tratarse de palabras, expresiones o imágenes que hay que evitar a toda costa. Tu cliente debería definir estas restricciones o limitaciones desde el primer momento.
6. La guía de estilo y material audiovisual
Es probable que la entidad creada por tu cliente cuente de antemano con una imagen corporativa definida. Seguro que dispone de un logotipo, una tipografía característica, una paleta de colores y otras señas de identidad.
Además, es muy importante saber si disponen de material de fotografía o vídeos o si por el contrario prefieren que se usen fotos de stock.
Ah, importante. Vete avisando a tu cliente de que no debe pasarte las fotos por WhatsApp, que pierden calidad y luego se queja de que en la web no se ven pixel perfect.
7. La descripción de los stakeholders
Se trata de realizar una relación de todas las personas que estén involucradas directamente con el proyecto. Con empresas pequeñas suelen ser solamente sus dueños o gerentes pero en proyectos más grandes deberás conocer a todas las personas implicadas y tener sus datos de contacto.
Esta información favorecerá la coordinación del trabajo. Además, ayudará a ahorrar tiempo al no tener que jugar al “quién es quién” cuando tengas que contactar con alguien durante el proyecto..
8. Una selección de los competidores directos
Saber lo que hace la competencia (que tu cliente no diga que no tiene porque todos lo hacemos) es de lo más interesante.
Te ofrece la oportunidad de estudiar sus puntos fuertes y también los débiles y sobre todo, de conocer un sector con el que probablemente no estés familiarizado.
El conocimiento que adquieras te ayudará a mejorar tu propuesta final y a descubrir cómo tu cliente puede diferenciarse del resto.
9. El presupuesto disponible
Hace referencia a la partida económica que tu cliente haya decidido destinar a este trabajo. La cifra debería ser lo más concreta posible, para que puedas saber en qué límites de dinero te mueves antes de implementar unas acciones u otras. Así no temerás pasarte del presupuesto.
Ya lo hemos dicho, esto es casi misión imposible y muchas veces te hace trabajar en una propuesta con mucho mimo e ilusión solo para que luego tu cliente te diga que está muy lejos de su presupuesto. Por eso, intenta al menos conocer el rango en el que se sentiría cómodo para poder adaptar tu propuesta a eso. Ya sabemos que una web no es algo cerrado y que puede hacerse de muchas maneras.
10. Los plazos de entrega
«Ayer». O eso parecen decir casi todos los clientes. Todos tienen prisa aunque luego cuando les pides cosas que necesitas de su parte se les pasa un poco.
De todas maneras, este punto es clave. Aquí se define el plazo en el que el trabajo se dará por concluido o un calendario con diferentes fechas. Estas últimas responderán a entregas sucesivas de las diferentes versiones del proyecto, o bien a la ejecución de las distintas acciones previstas.
La calendarización te ayudará a organizarte para cumplir sin problemas con los compromisos que hayas adquirido con tu cliente.
11. Integraciones con herramientas de terceros
Es fundamental conocer si el cliente necesita integrar su web con otras herramientas o plataformas. Esto puede impactar tanto en el desarrollo como en la planificación del proyecto.
- ¿La web necesita integrarse con alguna plataforma de terceros? (Por ejemplo, CRM, herramientas de marketing por correo electrónico, pasarelas de pago, etc.)
- ¿Utilizas alguna herramienta externa que deba conectarse con la web? (Ej.: Salesforce, Mailchimp, Google Tag Manager, Zapier, etc.)
- ¿Tu tienda online necesitará sincronización con algún sistema de inventario o software de gestión?
- ¿Requieres alguna funcionalidad avanzada como formularios personalizados, chatbots o sistemas de reservas?
Conclusión
Como has visto en este artículo con un buen briefing puedes conocer a tu cliente, su negocio y sus objetivos y expectativas.
Algo muy beneficioso para él, porque tu trabajo se adaptará mucho más a la página web que quiere o que necesita y también muy beneficioso para ti, porque te facilitará el proceso de ideación y diseño de la web.
No nos olvidemos que como profesionales digitales trabajamos en proyectos de muy diferentes sectores en los que, por lo general, no tenemos ninguna experiencia.
Realizando este paso antes de cada proyecto nos aseguraremos que tanto nosotros como el cliente tenemos claras las pautas y objetivos del proyecto. Esto nos permitirá avanzar bajo una misma línea asegurando la calidad del resultado final.
