Guía para crear reportes de mantenimiento web para tus clientes

Los informes periódicos son una parte esencial de cualquier servicio de mantenimiento web y algo que deberías empezar a incluir ya si prestas este tipo de servicios.

Al proporcionar a tus clientes reportes profesionales y fáciles de entender, puedes asegurarte de que conocen el trabajo que estás haciendo en su sitio web y de que están al día de su progreso.

En esta entrada del blog, hablaremos de lo que deben incluir tus informes y de cómo crearlos de forma que sean completos y visualmente atractivos.

Por cierto, si todavía no ofreces servicios de mantenimiento web a tus clientes deberías leer este artículo y empezar a hacerlo.

¿Por qué son importantes los informes de mantenimiento?

Los reportes de mantenimiento proporcionan información muy valiosa sobre el rendimiento de una web y los trabajos que se realizan en ella.

En un proyecto de diseño o desarrollo web es fácil que un cliente vea el resultado de su inversión una vez que el sitio está funcionando y puede navegar por él.

Sin embargo, es mucho más difícil que entienda cómo le está ayudando el mantenimiento web por el que te está pagando, ya que suele ser un trabajo mucho más invisible.

Por eso, entregar reportes cada cierto tiempo a tus clientes donde puedan ver ese trabajo detrás del correcto funcionamiento de su web, te ayudará a que estén contentos, valoren tu trabajo y estén dispuestos a seguir pagando por él durante mucho más tiempo. Que no nos vamos a engañar, es lo más importante.

Además, con esta información, es más fácil para tus clientes y para ti identificar las áreas en las que se pueden hacer mejoras, para evolucionar la página y que así tengas más proyectos. Win win para ti y para ellos.

¿Qué incluir en tus reportes de mantenimiento?

A continuación vamos a ver qué información no debería faltar en tus reportes.

Aunque ojo, hay veces o proyectos concretos en los que puede no interesarte mostrar alguna de estas cosas. Bien porque no dependen de ti o porque tu cliente no quiere pagar porque realices ese trabajo.

Vamos a ver los contenidos más comunes de un buen reporte de mantenimiento:

Actualizaciones

Si trabajas con un CMS como WordPress lo normal es que dentro de tus servicios de mantenimiento actualices plugins, temas, traducciones y el core de WordPress.

Algo fundamental por seguridad y rendimiento y que sin embargo no todo el mundo conoce. Por eso es importante que en tus reportes añadas una lista de las actualizaciones que se han realizado en la web y, a poder ser, una explicación donde cuentes a tu cliente por qué en WordPress son necesarias.

Estadísticas

No me cansaré de decirlo. Google Analytics o cualquiera de sus alternativas son aplicaciones realmente buenas. Pero seamos sinceros, ¿crees que una persona no tecnológica entiende cómo usarlas?

Yo tengo claro que no.

Por eso es clave que, en vez de dar a tus clientes un acceso a la herramienta que no usarán más de una vez (y con suerte), envíes un cribado con las estadísticas fundamentales y entendibles de la web en tus reportes.

Cosas como las visitas, páginas más populares, procedencia geográfica o dispositivo desde el que han visitado la web.

Rendimiento y SEO

Todos sabemos de la importancia del SEO. Incluso muchos clientes “entienden mejor” lo que es eso que cualquier otra cosa de la web. Todo el mundo quiere salir primero en Google.

Es muy interesante, si trabajas con herramientas como Search Console o Semrush, incluir un análisis sobre las palabras que mejor están posicionando de la web o incluso las de la competencia.

Además, unas métricas básicas de rendimiento como las que te pueden ofrecer lighthouse o Google PageSpeed también pueden hacerte quedar muy bien si optimizas tus webs de forma adecuada.

Estado de la web

Si llevas un buen mantenimiento web y tus sitios y los de tus clientes no suelen sufrir caídas, mostrar en tus reportes que la web ha estado activa y funcionando más de un 99% del tiempo puede quedar muy bien. No cuesta nada y es la verdad.

Copias de seguridad 

Aquí buscamos que el cliente se sienta seguro dejando su web (su negocio digital) en tus manos.

Por eso si a través de tu hosting, plugins de WordPress o con herramientas como Modular realizas copias de seguridad periódicas del sitio, es un plus si se lo cuentas a tu cliente en el informe.

Cosas como si las copias de seguridad automáticas están activadas, con qué recurrencia o los datos de la última copia le ayudarán a confiar en ti.

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Cambios en la web

Si en alguno de tus planes de mantenimiento ofreces cambios en la web, bien con una bolsa de horas o incluídos en el precio del mantenimiento, es fundamental que añadas estas tareas a tus reportes.

Cosas como cambios de contenido, nuevos post del blog, formularios, creación de landing pages, tareas de optimización SEO… debes dejar constancia de cualquier trabajo manual que realices. Porque además, estos suelen ser los que más tiempo suelen llevar.

Propuestas de mejora

Esto puede ser un bonus y es que prácticamente ningún profesional lo incluye.

Pero qué mejor lugar para ofrecer nuevos trabajos que puedas realizar para tu cliente que cómo posibles mejoras dentro del reporte de mantenimiento de su página web.

Digamos que puede ser casi una labor comercial encubierta que puede traerte muchas alegrías después de haber generado confianza en tu cliente con toda la información aportada.

¿Con qué frecuencia deberías enviar los reportes a tus clientes?

Ya hemos demostrado que enviar informes de mantenimiento a tus clientes es algo fundamental dentro de tu servicio de mantenimiento.

Sin embargo, también es importante no abrumarlos con demasiados reportes.

Una regla general es enviarlos vez al mes. A menos que haya problemas específicos que deban tratarse con mayor urgencia o en webs muy cambiantes donde se pueden hacer quincenales o incluso semanales.

Ten en cuenta también que incluir demasiada información puede hacerlos menos eficaces. Es probable que tus clientes no quieran ni necesiten conocer todos y cada uno de los detalles de tu trabajo o de su web.

En lugar de eso, céntrate en darles una visión general del trabajo realizado y de los principales problemas abordados en un plazo de tiempo espaciado y cómodo para ti.

Cómo crear reportes de mantenimiento web automatizados

Si has llegado hasta aquí es posible que estés pensando que hacer este tipo de reportes, aunque muy necesario, exige una gran cantidad de trabajo.

Pues no te equivocas. Recopilar toda esta información y plasmarla en un documento personalizable para cada una de tus webs y de tus clientes es realmente complejo.

Pero también una de las tareas más importantes que puedes hacer para, precisamente, conseguir clientes que te paguen por realizar un mantenimiento mensual en su web y que se mantengan contigo, generando unos ingresos recurrentes muy interesantes.

Y no todo iban a ser malas noticias. Porque también existe la posibilidad de hacer reportes con toda esta información de la que hemos hablado de manera automática en una fracción del tiempo que te llevaría hacerlo manual.

Es posible gracias a herramientas como Modular, una aplicación con la que gestionar todas tus webs desde un mismo sitio y con la que mejorar la relación con tus clientes. Empezando por la generación de estos reportes.

Con la funcionalidad de reportes podrás crear informes completos en PDF con información sobre:

• Actualizaciones de WordPress.
• Estadísticas de Google Analytics.
• Métricas de rendimiento de Google PageSpeed.
• Información de copias de seguridad.
• Información de monitorización de estado de la web.
• Tareas manuales realizadas en la web.

Con tu logo, el de tus clientes, tus colores corporativos y con un diseño moderno y visual. Que no solo incluye texto sino imágenes o gráficos.

Y lo harás en apenas unos minutos.

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Consejos para crear reportes más efectivos

Para acabar vamos a repasar unos consejos que muchas veces se pasan por alto pero que pueden ayudar a tus reportes a ser más efectivos.

1. Sé breve y conciso: Como hemos visto mucha información puede resultar abrumadora y las personas pueden desconectar fácilmente. Intenta transmitir tu mensaje con el menor número de palabras, gráficos e imágenes posible.
2. Destaca lo que ha cambiado: Tanto si se trata de una nueva funcionalidad como de un diseño actualizado, destacar lo que ha cambiado desde el último informe ayudará a las personas a entender mejor tu trabajo del día a día.
3. Utiliza elementos visuales: es más probable que la gente retenga la información cuando va acompañada de un elemento visual. Añadir tablas, gráficos o incluso capturas de pantalla puede ayudar a las personas a entender mejor lo que has hecho.
4. Conoce a tu público: Cada persona estará interesada en un aspecto distinto de su web. Tenlo en cuenta al crear el informe para poder adaptar el contenido y que tenga el mayor impacto posible.
5. Usa un diseño atractivo: Si envías los reportes en un word simple con letra Arial probablemente la impresión que se llevarán tus clientes no será la mejor. Como profesional tecnológico/a que eres deberías usar una plantilla de reportes moderna y visual. Que ayude a mejorar tu marca y tu reputación.

Conclusión

Espero que con este artículo hayas visto que generar reportes para tus clientes con los que puedan entender cómo está funcionando su web y el trabajo que realizas es algo fundamental si ofreces o estás pensando en ofrecer servicios de mantenimiento web.

En ellos no pueden faltar cosas como los cambios realizados en el sitio, un resumen de estadísticas, copias de seguridad, métricas de rendimiento o actualizaciones realizadas.

Y no es porque lo digamos nosotros, pero con una herramienta como Modular, a parte de automatizar todas estas tareas de mantenimiento (actualizaciones, backups, uptime monitor…) puede generar reportes que cubran todas estas áreas y más para tus clientes en apenas unos minutos .

Puedes probarlo registrándote en este enlace. Es gratis para tus primeras webs 😉